Journée "off-site" - Saevents
Facebook Linkedin


Organiser un événement : tout un programme ! Naturellement, la première chose à laquelle on pense, c’est le “quoi” ? Qu’est-ce qui pourrait plaire à mes collaborateurs ? Qu’est-ce qui pourrait jouer en faveur de la cohésion d’entreprise ? Qu’est-ce qui ferait sens dans mes problématiques actuelles ?

Le quoi, c’est souvent l’horizon des possibles, de l’imaginaire. La fameuse étape du “débordement” dans le process de brain storming. Puis viens l’étape du “où”. Là, le champ des possibles se restreint et se retrouve confronté aux contraintes logistiques. Afin de vous aider, notre expert Vincent, chef de projet vous livre ses secrets, fruit de son expérience pour réussir votre journée “off-site” !

brain storming

Avant toute chose, pourquoi souhaitez-vous organiser un événement ? Quelles sont vos motivations ? Ces premières réponses vous aideront à choisir le lieu idéal en phase avec vos envies et vos valeurs. La « journée d’étude », la réunion de service ou des « groupes projets » est un moment indispensable pour réunir dans un espace de travail adapté les forces vives de l’entreprise. Mais une réunion, une conférence, une soirée d’entreprise, un team building ou un séminaire ne demandent pas la même organisation. Quoi qu’il en soit, divers sujets clés peuvent être abordés, c’est l’occasion unique pour vous de dresser un bilan de l’activité, d’en faire un état des lieux, d’aborder les projets à venir ou encore de féliciter ses collaborateurs. Comprendre et cerner vos attentes, c’est vous offrir davantage de possibilités sur le choix du lieu. Réfléchir, échanger, innover afin de faire concorder vos rêves et la réalité

Aujourd’hui, les offres d’agences en tout genre, les lieux insolites pullulent mais on oublie trop régulièrement que faire simple est probablement l’objectif le plus compliqué. Quand la forme est la bonne, elle fait remonter le fond. Si vous faites donc le choix d’un lieu adéquat, vous pourrez davantage vous concentrer sur le fond et partager un agréable moment avec vos collaborateurs. Le choix des lieux et prestataires pour votre journée OFF-SITE (ou ½ journée) n’est donc pas anodin : hôtels, restaurants d’affaires, centres de congrès sont les plus classiques… Mais on ne vous le cache pas, notre cœur balance davantage pour des lieux atypiques ou décalés, endroits où la diversité est au rendez-vous. Offrir le choix de la diversité, c’est permettre l’expression des émotions, la sortie du cadre, la mise en valeur de certaines personnalités jusque là, restées en retrait.  Alors quelles sont les étapes incontournables à prendre en compte selon nous ?

  • Le choix du site  : temps de trajet raisonnable, parkings à proximité, covoiturage pour y aller. Autant de questions que se poseront vos collaborateurs. Omettre ces détails, c’est s’assurer de mal débuter votre événement. Alors que les réunions sont de plus en plus courtes, l’acheminement de vos collaborateurs doit désormais être simplifié au maximum. La tendance est aussi à la nature. Proche d’un retour aux sources. Notre équipe peut vous proposer une multitude de lieux originaux : yourte, péniche, gîte cosy… Il n’y a que peu de freins pour nos experts, spécialistes du sur-mesure.
  • Le sens de votre message : 60% des entreprises déclarent rechercher un lieu hors du commun (étude cabinet Coach Omnium, 2016). Mais attention, à trop vouloir impressionner son public, on s’y perd ! Faire de l’insolite pour l’insolite en misant sur des lieux très reculés par exemple peut-être risqué si tout ne se passe pas à la perfection le jour J. L’objectif pour vous est donc de proposer un cadre authentique qui tranche avec la routine du travail. N’oubliez pas, c’est la rupture avec le quotidien qui permet de mieux recevoir les messages.
  • L’humain : organiser un événement, c’est pour beaucoup, un moment de “stress” où l’on doit penser à tout et gérer les problèmes de chacun. Ne négligez donc pas votre relation avec vos prestataires. Les savoirs-être sont tout aussi importants que les savoirs-faire dans certains cas. Comment êtes-vous reçu(e) ? Vous sentez-vous à l’aise de demander, reformuler la proposition ? Autant de freins qui peuvent nuire à la qualité de votre organisation.
  • Limplantation de la salle et ses conséquences, autrement dit la disposition de la salle : en théâtre (tous les participants sont assis à côté sur des chaises face à un intervenant) ; en U (les collaborateurs sont installés en U afin de pouvoir échanger entre eux, et avoir également vue sur une présentation) ; en board (souvent adapté au comité de direction ou stratégique) ; en classe (proche du théâtre, ce format permet de prendre des notes facilement sur tables ou tablettes). Anticipez l’histoire que vous souhaitez raconter.
  • Les besoins techniques : c’est souvent une étape que l’on juge facile car rapide à mettre en oeuvre… Pourtant, c’est celle qui fait défaut le Jour J ! Prudence donc…Vidéoprojecteur et écran, pupitre et col de cygne, micros sans fil, paperboard bien sûr mais avez-vous pensé à votre message ? Live sketching, autrement dit la réalisation en direct de dessin ou croquis pour imager votre intervention et rompre avec la monotonie et les habitudes qui ont la dent dure dans la plupart des événements! On reviendra prochainement sur cette étape avec un article dédié.
  • La restauration : accueil café, pauses viennoiseries, déjeuner avec ou sans alcool dans le lieu ou en dehors de la salle de réunion. Végétarien ? Vegan ? Circuits courts ? Prendre soin de cette partie, c’est envoyer un signe fort à vos collaborateurs !
  • La durée de l’événement : si votre événement se déroule sur plusieurs jours, le lieu doit pouvoir offrir des solutions d’hébergement satisfaisantes, que ce soit dans son enceinte ou à proximité. N’oubliez pas aussi de “vrais espaces de vie” où vos collaborateurs peuvent aborder les problématiques avec un autre angle tout en gardant une certaine intimité.

L’ingrédient secret chez SA EVENTS ? Ne négligez pas de thématiser votre événement, : quelle est l’histoire, le sens que vous souhaitez distiller ? Les détails font la perfection. Apportez de l’inattendu qui cassera les codes, récompensez originalement vos collaborateurs, montrez la force de votre équipe…

Quelques conseils donc indispensables sur le choix de votre futur lieu d’événement. Notre équipe reste à votre disposition pour tout renseignement complémentaire et vous permettre de vivre un moment fort avec vos collaborateurs.

Thèmes : Actualité, Événement

Commentaires

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *


Votre adresse email ne sera pas publiée.

Besoin d'en savoir + ou de discuter avec notre équipe ?